Hivatali kapu, ügyfélkapu és cégkapu az iratkezelésben (1. rész)
A Magyar Posta által biztosított SZEÜSZ-ökről és KEÜSZ-ökről részletesen
Cikksorozatunk bevezető részében az általános megközelítés után, amely elsősorban a postai SZEÜSZ-öknek és KEÜSZ-öknek a szabályozott és központi elektronikus szolgáltatások rendszerén belül elfoglalt helyével foglalkozott, ebben a cikkben a postai szolgáltatások részleteit mutatjuk be.
A szolgáltatások kialakításának indulása az elektronikus közigazgatás operatív program (EKOP) keretében történt. A program meghirdetése olyan szolgáltatások kialakítására irányult, amelyek segítik a közigazgatás szereplőinek törekvését, hogy a jelentős papírfelhasználást visszaszorítsák, és az ügyek minél szélesebb körénél tegye lehetővé az elektronikus kapcsolattartást, ezzel felgyorsítva az információ- és dokumentumcserét a hatóságok között, illetve az ügyfelek irányában is. Emellett továbbra is biztosítani kívánta a dokumentumok kétirányú konverzióját, amennyiben adott ügyfél az elektronikus kapcsolattartásra még nem áll készen.
A Magyar Posta tehát három, szabályozott, illetve központi elektronikus ügyintézési szolgáltatást valósított meg:
- Elektronikus irat hiteles papír alapú irattá alakítása KEÜSZ (hibrid konverzió)
- Papír alapú irat hiteles elektronikus irattá alakítása KEÜSZ (inverz hibrid konverzió)
- Biztonságos Kézbesítési Szolgáltatás SZEÜSZ
A Magyar Posta által nyújtott szolgáltatások környezete az alábbi összefoglaló ábrán tekinthető meg:
A postai SZEÜSZ szolgáltatások közös jellemzői
Mielőtt sorra vesszük a szolgáltatásokat, elsőként nézzük meg azokat a tulajdonságokat, amelyek közösek, tehát mindháromra jellemzőek.
Igazolások
A szolgáltatások nyújtása során az elektronikus csatornán a rendszer teljes bizonyító erejű igazolásokat állít elő és ad ki az egyes – szolgáltatástól függő – eseményekről, amelyek így a dokumentum életciklusának fázisait is jelzik. Javasolt az iratkezelő rendszerben ezek – ügyintézők számára értelmezhető – interpretációja.
Zárt rendszer
A rendszer teljesen zárt folyamatokat valósít meg, és kizárólag annyi információ érhető el még a kezelők számára is, amely a működés minőségének fenntartáshoz szükséges.
A rendszerben kezelt dokumentumok életciklusa
A rendszer által kezelt dokumentumok kizárólag a feldolgozás ideje alatt tárolódnak, és a feladat elvégzése után véglegesen és visszavonhatatlanul törlődnek.
Hibrid konverzió
A szolgáltatás során az elektronikus iratról hiteles papír alapú másolat készül, és alapértelmezésként egy komplett küldemény előállítása után a Magyar Posta kézbesítési szolgáltatásába helyezésével ér véget. Az elektronikus küldemény hitelességét megőrzendő, a Magyar Posta Biztonságos Kézbesítési Szolgáltatásán (BKSZ) keresztül kerül az előállító üzembe, ahol zárt rendszerben történik a fizikai (levél)küldemény előállítása, majd a Magyar Posta hagyományos, postai szolgáltatási rendszerén keresztül jut el a címzetthez. A hiteles papír alapú másolat az eredeti elektronikus irattal azonos joghatást vált ki. A szolgáltatás folyamatában az eredeti irat hitelesítési jegyei ellenőrzésre kerülnek.
A szolgáltatás során a dokumentumok mellékleteket tartalmazhatnak. Emellett lehetőség van készpénzátutalási megbízás (csekk) előállítására és megszemélyesítésére is.
A hibrid konverzió folyamatát az alábbi ábra szemlélteti:
Inverz hibrid konverzió
A hiteles inverz hibrid szolgáltatás keretében az Országos Logisztikai Központban (OLK) kiemelt, vagy a megrendelő által beszállított küldemények digitalizálása történik, és a küldeményekről hiteles elektronikus másolat készül. A másolat így az eredeti papír alapú dokumentummal azonos joghatás kiváltására alkalmas. Az elektronikus másolatok hitelesítése, és hitelesítési záradékkal való ellátása után a Magyar Posta Biztonságos e-kézbesítési csatornáján keresztül kerül átadásra a címzett számára. Az elektronikus dokumentum első oldala a boríték képe.
Az inverz hibrid konverzió folyamata az alábbi ábrán látható:
Biztonságos Kézbesítési Szolgáltatás
A biztonságos kézbesítési szolgáltatás a Posta olyan SZEÜSZ szolgáltatása (a Kézbesítési Szolgáltatás SZEÜSZ infrastruktúrájával kiegészítve), amelyről a kétirányú konverziós KEÜSZ-ök mellett az eddigiekben kevesebb szó esett. A szolgáltatás során a jogszabályban rögzített ütemezéssel történik egy elektronikus küldemény kézbesítése, kiegészítve az átvétel megtagadásának, valamint az átvétel határidőn belül történő elmaradásának esetével. A kézbesítés során a küldemény felvételét a szolgáltatás igazolja (csakúgy, mint a hagyományos feladásnál a feladóvevény), majd értesíti a címzettet, hogy átvételre váró küldeménye érkezett. Az átvétel az átvételi elismervény (digitális) aláírásával történik. Ezután az aláírt átvételi elismervényt a szolgáltató a feladó rendelkezésre bocsátja, ezzel egyidejűleg a küldeményt a címzett számára elérhetővé teszi. Amennyiben az átvétel nem történik meg 5 munkanapon belül, a szolgáltatás egy második értesítést ad ki a címzettnek. Újabb 5 munkanap elteltével az átvétel lehetősége megszűnik. A fenti kézbesítési eseményekről megfelelő tartalmú – teljes bizonyító erővel rendelkező – igazolások kerülnek kiadásra.
A biztonságos kézbesítés jellemzői:
- A feladó és címzett azonosítása (hitelesség)
- A küldemény tartalmát kizárólag a feladó és címzett ismerheti (titkosság)
- A küldemény tartalma észrevétlenül nem változtatható meg (sértetlenség)
- A szolgáltatás harmadik fél számára teljes bizonyító erejű igazolásokat állít ki
- A küldemény átadása címzett számára az átvételt igazoló aláírás ellenében történik
A Biztonságos Kézbesítési Szolgáltatás folyamata az alábbi ábrán látható:
Mitől hiteles a kiállított irat?
Bizonyosan felmerül az állampolgárban, aki kezébe veszi a posta hibrid szolgáltatásán keresztül továbbított hatósági levelet, határozatot, hogy az aláírás és pecsét nélküli nyomat mitől hiteles. Biztosan az írta a levelet, aki a feladó, és pontosan azt írta, amit végül a kezében tart? Hogyan győződhet meg erről a címzett?
Mindhárom szolgáltatással szemben alapvető követelmény a hitelesség biztosítása és fenntartása. Ugyanakkor a hitelesség kérdése leggyakrabban a hibrid konverzió esetében vetődik fel. Ezért külön érdemes röviden áttekinteni, hogyan értelmezhető az a feltétel, hogy a konvertált dokumentum (a hiteles papír alapú másolat) önmagában hitelesnek tekinthető. A hitelesség biztosítása a következő elemekre épül:
- Olyan rendszerben készül, amely zárt, és a jogszabályokban1 rögzített konverziós feltételeknek megfelel.
- A szolgáltatást olyan szolgáltató végzi, amely erre fel van jogosítva.
- A papír alapú dokumentum a jogszabályban meghatározott hitelességi jegyekkel (hitelesítési záradékkal) el van látva.
- Az eredeti elektronikus irat elérhető, a hitelesség – szükség esetén – ellenőrizhető.
- hitelesség akár megbízható független harmadik fél által őrzött bizonyítékkal is alátámasztható).
Az e-ügyintézési tv. jelenleg két féle módon teszi lehetővé a hitelesség biztosítását, amelyek közül a gyakorlat az Iratérvényességi Nyilvántartáson (IENY) alapuló változat alkalmazását igazolta a QR kódos megoldással szemben. Az egyes szabályozott folyamatokból építkező elektronikus ügyintézési – fentebb vázolt – modellnek megfelelően az IENY is egy kapcsolódó KEÜSZ, amely a hibrid konverziós folyamatot támogatja az alábbi módon.
A hiteles papír alapú másolat képe, és a hitelességi jegyek az alábbi ábrán találhatók:
Hitelesség biztosítása IENY lenyomat (Hash) módban
Az IENY Hash esetében a hiteles másolatkészítés igénybevevője elkészíti az elektronikus dokumentumot és digitálisan aláírja. Ezután az iratkezelő rendszer elkészíti a dokumentum lenyomatát, és a postázási folyamat részeként az igénybevétellel együtt a szolgáltatónak elküldi. A hibrid konverzió során a rendszer szintén elkészíti ugyanezt a lenyomatot, és összeveti a kapott értékkel. Ezáltal biztosítható, hogy a dokumentum a küldőtől sértetlenül érkezett meg. A konverzió során az IENY-ba bekerül a dokumentum lenyomata is. Ez a lépés egyszerre biztosítja a konverziós szolgáltató ellenőrzését (kizárólag a hibrid konverzióra jogosult szolgáltató helyezhet el bejegyzést ebbe a nyilvántartásba), valamint megbízható harmadik félként tárolja a konverzió bizonyítékát.
Amennyiben a papír alapú másolat címzettje ellenőrizni kívánja a dokumentum hitelességét, ezt az IENY publikus felületén, a papíron található egyedi azonosító beadása után a letárolt lenyomatot az IENY szolgáltató megjeleníti. Ez a címzett számára azt már mindenképpen bizonyítja, hogy hiteles szolgáltatótól származó másolat van a kezében, és létezik egy eredeti elektronikus dokumentum.
Amennyiben ezt az eredeti dokumentumot is meg kívánja tekinteni, ezt a dokumentum kibocsátója bocsátja rendelkezésre. Ez intézményenként eltérő megoldással történhet. A hitelesség címzett által történő ellenőrzésének menete az alábbi ábrán látható:
Mivel a tanusitottiratkezeles.hu weboldal fő profilja az irat- és dokumentumkezelés, ezért cikksorozatunk következő részében az iratkezelő rendszerek és a postai szabályozott elektronikus szolgáltatások kapcsolatával foglalkozunk, illetve szintén ebből kiindulva a postai SZEÜSZ-ök, KEÜSZ-ök közül elsősorban a hibrid konverziós szolgáltatásra helyezzük a hangsúlyt.
Dr. Tafferner Tamás, Oktatási Hivatal
Váradi András, Magyar Posta, senior projektmenedzser
1A korábban már említett e-ügyintézési tv, valamint ennek végrehajtási rendelete, a 451/2016 (XII.19) az elektronikus ügyintézés részletszabályairól. Ide sorolható még a 335/2005 Korm. rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezeléséről.
Legfrissebb bejegyzéseink
