Kezdjük az alapoknál! Akik csak most ismerkednek az iratkezelés világával, azok számára kiváló ráhangolódást nyújt ez a fejezet. Az alapfogalmak ismertetésén túl többek között olyan kérdéseket boncolgatnak a szerzők, hogy vajon miért szükséges egyáltalán az iratokat nyilvántartani; miért van szükség a nyilvántartások szabványosított, jogszabályban meghatározott keretrendszerére; valamint milyen numerikus rendszereket alkalmazunk az iratkezelésben.

• Iratok nyilvántartása, irattározása
• Rendszerszemlélet az iratkezelés folyamatában
• Numerikus rendszerek alkalmazása az iratnyilvántartásban
• Az önérdek és a haszon szerepe az adatmegőrzésben és adatnyilvántartásban

A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésére vonatkozó szabályozási környezetet a sokrétűség jellemzi. Az iratkezelés sarkalatos pontjait figyelembe véve elsősorban a jogszabályokat, ezen belül a törvényi, kormányrendeleti és miniszteri rendeleti előírásokat veszi számba a szerző. Ismerteti azon keret- és részletszabályokat, amelyek feladatellátásától és típusától függetlenül minden közfeladatot ellátó szerv iratkezelésének jogi alapjait rögzítik és a gyakorlati végrehajtáshoz zsinórmértéknek tekinthetők.

• Iratkezelésre vonatkozó jogszabályok általános ismertetése
• 1995 évi LXVI. törvény (Levéltári törvény)
• 335/2005 (XII. 29.) Korm. rendelet
• 27/2014 (IV. 18.) KIM rendelet
• Egységes Kormányzati Ügyiratkezelő Rendszer (EKÜR) szabályozási környezete

Az irattározás és a selejtezés gyakorlati megvalósításához kínál praktikus tanácsokat a fejezet. A fizikai megvalósítás mellett természetesen fókuszál még az irattározás folyamatának szabályozási alapjaira, és külön hangsúlyt fektet az irattárak kialakításának főbb követelményeire is. Az iratkezelési szabályzatok és az azokhoz kapcsolódó irattári tervek amellett, hogy szabályozási dokumentumok, létüket gyakorlati szempontok is indokolják. Az irattári terv készítéséhez és használatához is hasznos tanácsokkal járulnak hozzá a szerzők. Mivel az irattár gyakran neuralgikus pontja az intézmények iratkezelésének, az ajánlott elektronikus megoldások ebben nyújthatnak segítséget.

• Irattározás és selejtezés alapjai
• Levéltárba adás főbb rendelkezései
• Irattárak kialakításának kritériumai
• Irattári terv készítése és használata
• Elektronikus irattár

Csak a jól kialakított iratkezelési rend teszi lehetővé az iratok egyszerű, de pontos nyilvántartását. A bejövő dokumentumok iratkezelése magában foglalja az iratok átvételét, bontását, érkeztetését, az iratok digitalizálását, iktatását, nyilvántartását, továbbá a szignálást és az elosztást az ügyintézőhöz, melyet a szerzők gyakorlati tanácsokkal, hasznos tippekkel, a való életből hozott példákkal fűszereztek meg. A kimenő iratok életútja hasonlóképpen kerül bemutatásra. Gyakorlati példáinkban pedig bemutatjuk a tematikus dokumentumtárak (szerződéstár, számlatár) használatának előnyeit, de hozunk példát az e-mailek elektronikus iktatására is.

• Bejövő iratok kezelése
• Kimenő iratok kezelése
• Tematikus dokumentumtárak (pl. szerződések, számlák)
• Gyakorlati példák: szerződéstár, számlatár, számlakezelés kialakítása; e-mailek iktatása; mobil eszközök használatának lehetősége

A levéltári jogosítványok alapja az a közérdek, melynek célja, hogy a köziratok, mint az állam működésének lenyomatai gondos válogatás és mérlegelés után megőrzésre kerüljenek, és forrásként tájékoztassák a jövő nemzedékeket arról, hogyan éltek, milyen keretek között szervezték életüket, mindennapjaikat a ma élő emberek. Külön fejezet szól a levéltári átadás folyamatáról, vagyis arról, hogy a levéltárak a megszabott feladataikat hogyan látják el, a levéltári szakmai követelmények és a levéltári szemlélet miként befolyásolja az irattárosok és az iratkezelők munkáját.

• A levéltár szerepe a maradandó iratok megőrzésében
• Levéltárak és irattárak kapcsolódási pontjai
• e-levéltár lehetőségei és hatásai az iratkezelésre

A papíron érkező dokumentumokat digitalizálni kell, hogy az elektronikus munkafolyamatba bekerülhessenek. Fontos tényező, hogy az adott napon érkező küldemények mihamarabb, akár órákon belül szkennelésre kerüljenek, és így elektronikusan, intézményen belül a megfelelő címzetthez kerülhessenek. Egyszerűnek tűnhet ugyan a digitalizálás, de valójában egy kritikus láncszem az iratkezelésben. Melyek a jellemző iparági sztenderdek? Vonalkódos szkennelést használjunk vagy sem? Mikor érdemes OCR karakterfelismerő szoftvereket alkalmazni? És ha már eldöntöttünk, hogy beruházunk, milyen szkennert válasszunk az iratkezelési folyamatok támogatására? Gyakorlati példákon keresztül is ismertetjük, hogy a digitalizálást, mint feladatot, hogyan illeszthetjük be az iratkezelési folyamatba.

• Iparági sztenderdek
• Vonalkódhasználat
• OCR, ICR
• Digitalizálási kockázatok
• Digitalizálás az iratkezelési folyamat közben – gyakorlati megvalósítás

Miben különbözik egymástól a minősített aláírás, a minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú aláírás és a fokozott biztonságú aláírás, illetve hogyan lehet ezeket felismerni a hétköznapokban? Milyen elektronikus aláírási szabványok vannak? Mely aláírástípusokhoz milyen jogi vélelmek fűződnek? És egyáltalán mire kötelez minket az eIDAS rendelet? Az elméleti ismeretek átültetése a gyakorlatba némileg nehézkes lehet, de az elektronikus aláírásról szóló fejezet hatékonyan támogatja a gyakorlati megvalósítást.

• Az e-aláírás jogszabályi és elméleti háttere
• eIDAS rendelet
• Pp és eIDAS szabályozásoknak megfelelő e-aláírási szabványok
• Hiteles elektronikus dokumentumok készítése
• 2015. évi CCXXII törvény és 13/2005 IMH rendelet szerinti hiteles másolatok készítése

2015. január 1-jétől egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer kezdte meg működését a kötelezett intézményeknél, mely szabályozással felgyorsult a közigazgatási intézmények elektronikus ügyintézésre való áttérése. Az aktualitásból fakadóan ez idáig nem volt hivatalos írásos anyag a rendszer működéséről és az összegyűlt tapasztalatokról. Szakértőnk hitelesen elmagyarázza a Központi Érkeztető Rendszer működési modelljét, a központ fizikai működését, a szabályozási környezetet, valamint a KÉR intézményi alkalmazásában rejlő lehetőségeket.

• Központi Érkeztető Rendszer (KÉR) háttere
• A KÉR, mint szervezet, és mint folyamat
• A Központi Érkeztető Rendszer működési modellje
• Az elmúlt időszak tapasztalatai, eredményei
• A KÉR lehetséges jövője

A 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet, mely az iratkezelés folyamatát is megszabja, „első ránézésre” olyan, mintha eleve az önkormányzati szervezetek számára találták volna ki. Mégis, az iratkezelési folyamat során talán sehol nem lehet találkozni annyi félreértelmezéssel, mint éppen az önkormányzati iratkezelési rendszerben. Az iratkezelésnek az önkormányzati szférát érintő folyamatait elsősorban a szervezeti struktúra sokfélesége teszi sajátossá. Fejezetünk bemutatja azokat az iratkezelési folyamatokat, amelyek a gyakorlati tapasztalatok alapján sajátosságokat mutatnak az önkormányzati iratkezelésben és röviden áttekintjük az Önkormányzati ASP Központ működését is.

• Önkormányzati szféra sajátosságai az iratkezelési folyamatokat illetően
• Az Önkormányzati ASP Központ

Jogosan merül fel a kérdés: mi a kapcsolódási pont az iratkezelés és SZEÜSZ-ök között? Az iratkezelés nem önmagáért való tevékenység; annak alapvető célja, hogy a közigazgatás hatékony működéséhez szükséges információt hatékonyan el lehessen érni egy adott szervezeten belül és esetleg kívül is. Ez jellemzően személyes adatok kezelését, sok esetben kifejezetten érzékeny adatokhoz való hozzáférést jelent, így a biztonságos információátadás, információcsere alapvető szolgáltatási környezetét meg kellett teremteni. A közigazgatás zavartalan működését hivatottak biztosítani a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatások. Több mint 20 SZEÜSZ rendszer kerül bemutatásra a fejezetben, köztük kiemelten a postai SZEÜSZ-ök működési modellje és használatának előnyei.

• Szabályozott Elektronikus Ügyintézési Szolgáltatások (SZEÜSZ)
• Központi Elektronikus Ügyintézési Szolgáltatások (KEÜSZ)
• Magyar Posta és a SZEÜSZ-ök
• Postai SZEÜSZ megvalósítása egy minisztériumi háttérintézményben

A Kormány tagjainak feladat- és hatásköréről szóló 152/2014. (VI. 6.) Korm. rendelet értelmében 2014. június 6-tól a Belügyminisztérium feladat- és hatáskörébe tartozik a köziratok kezelésének szakmai irányítása.  A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet alapján a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter által vezetett minisztérium a köziratok kezelésének szakmai irányításával összefüggően a központi államigazgatási szerveknél, az éves munkatervben meghatározott ütemezéssel ellenőrzi a közfeladatot ellátó szerv iratkezelését. Fejezetünk részletes leírással szolgál az ellenőrzés menetéről, eszközeiről és módszeréről, valamint rávilágít azokra a típushibákra, melyek az ellenőrzés során felszínre kerülnek.

• A fővárosi és megyei kormányhivatal ellenőrzési tevékenysége
• Belügyminisztérium ellenőrzési tevékenysége
• Az ellenőrzés menete, eszközei, módszere

Mindig az első lépést a legnehezebb megtenni! De ha már sikerült dönteni az elektronikus iratkezelő rendszer bevezetéséről vagy a meglévő program lecseréléséről, a váltás előtt mindenképp érdemes átgondolni néhány tényezőt a gördülékeny bevezetés érdekében. Szükség lesz adatok migrálására vagy sem? Az iktató programnak integrálódnia kell más rendszerekkel? A klasszikus vagy az agilis bevezetési módszertant válasszuk? Fogadja meg szerzőnk tanácsait, aki több mint 10 éves szakmai tapasztalattal rendelkezik tanúsított iratkezelő rendszerek bevezetésében.

• A sikeres bevezetés titka: projektmenedzsment
• Adatmigráció
• Rendszerintegrációs lehetőségek

Hozzon sikeres iratkezelési döntéseket ügyiratkezelői kézikönyvünk segítségével!